会議の議事録のコツとは?議事録を作成する意味と上手な書き方のポイント

会議の議事録のコツとは?議事録を作成する意味と上手な書き方のポイント

上司から議事録の作成を命じられて、上手な作成の仕方がわからず悩んだことがありませんか?わかりやすく、上司に評価されるような議事録を作成することは一朝一夕では難しいかもしれませんが、基本的なコツを意識すれば決して難しいことではありません。上司から一目おかれるために経験を積むことが一番ですが、ちょっとしたポイントを抑えるだけですらすら書けるようになります。初めての議事録作成でも迷わない、基本ポイントを確認していきましょう。

議事録の書き方のコツをつかむには議事録作成の目的・意味を意識すること

議事録は、主に次の3つの目的のために作成されます。

  • 参加者・関係者に会議内での決定内容を周知するため
  • 次の行動の内容・担当者・期限(誰が・何を・いつまでに行えばいいのか)を明らかにするため
  • 各参加者の発言と、それを承認・決定した者を明確にするため

以上のような事柄が明記されていて、わかりやすい構成で書かれたものが議事録に求められる要素になります。

わかりやすい会議議事録の書き方・5つのコツ

会議議事録の書き方・コツ①会議の要点・目的を忘れない

議事録作成を頼まれたら、まず「何を目的とした会議なのか」を理解し、覚えておくようにしましょう。会議の目的をまず認識し、準備を整えてから会議に参加しましょう。特にWhy(なぜ)、What(何を)、When(いつ)、Who(誰が)、Where(どこで)、How(どうやって)、How much(いくら)=「5W2H」を意識することが大切になります。わかるところは前もって会議の前に調べておき、明確にしておくようにすることが大切です。

会議議事録の書き方・コツ②会議前に構成を決めておく

議事録を書く際には、まず以下の項目をテンプレートとしてノートに書きだしておくようにしましょう。

  • 会議名(標題)
  • 日時
  • 場所
  • 参加者
  • 議題
  • 各項目の表記方法(西暦、24時間表記など)
  • 会議の課題
  • 決定事項とアクション(To Do)

会議議事録の書き方・コツ③手書きメモの取り方を工夫する

議事録作成は参加者の発言を正確に記録することが何よりも大切。
手書きによるメモが基本ですが、持ち込み可能な場合はパソコンやICレコーダーなどを利用するのもおすすめです。
会議中の会話をその場ですべて書き取ることはできません。工夫しながら自分に合ったメモの取り方を考えましょう。メモを上手にとるためには、以下のような点を意識してみるのがコツです。

  • 質問・回答時は主語と目的語を忘れずメモする
  • 手書きの場合は文章だけではなく図式化してスピードアップ
  • PCでのメモの場合は使い慣れたツールやエディタを準備する

会議議事録の書き方・コツ④メモを元にして要点を簡単に編集

まず、議事録は自分だけが読むものではなく、多くの人が読んで内容を理解できるものにするべきということを忘れないようにしましょう。
共有文書なので、自分だけのフォーマットを使うのではなく、汎用的にまとめられることを目的とした簡潔なフォーマットを心がけましょう。
メモにまとめた情報に5W2Hに注意しながらできるだけ正確な内容を補足し、ビジネス文書として仕上げましょう。

会議議事録の書き方・コツ⑤訂正・修正方法も覚えておこう

経験が浅い間は、頑張って作った議事録でも修正が必要なケースの方が多いものです。訂正・修正が必要になった場合には、議事録の目的や種類に合わせて適切な修正方法で修正するようにしましょう。
例えば、社内会議の備忘録程度であれば、パソコンでそのまま修正すればOKです。
ですが、取締役会議事録などの改まった文書の場合、役所等の原本証明としても使うため、訂正や修正箇所に二本線を引き、 余白に「〇字抹消、〇字加筆」と書き込んで捺印するようにしましょう。

上司に認められる!議事録の書き方・コツとは?

上司に「デキる!」と思われる議事録作成のポイントは、「迅速さ」と「正確さ」、「読みやすさ」です。
まず、議事録は会議が終わったらできるだけ速やかに作成し、可能であれば当日中に配布するようにしましょう。重要なことを決めるために行われた会議なので、配布が遅れてしまうと参加者などから上司が指摘を受ける可能性があります。内容に関しては、決定事項が正しく書かれていること、読みやすくかかれていること、そして内容が簡潔にまとめられていることが重要になります。

まとめ:

議事録作成に大切なのは、会議の場にいなかった人が見てもその会議の内容がつかめるような、わかりやすい内容にすることです。
議題の多い会議では、たとえ参加者であっても会議の内容を忘れてしまうかもしれません。「この作業は誰がやるんだったっけ?」という疑問が参加者から出ないようにしておくのが議事録作成の目的です。
読む人の気持ちを考えた、具体的で明確な文章を心がけましょう。

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