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会議は、関係者が集まって相談をし、意思決定をする場です。しかし事前の準備が足りなかったり、進行がいまいちだったりで、思った通りの結果が出ないこともあるかと思います。会議を効率化し、生産性を高めるためにはどうすればよいのでしょうか？会議をもっと効率化させるためのヒントにしたい5項目をまとめました。今後の会議をより有意義なものにするためにチェックしてみてくださいね。
会議の効率化ルール①アップル社の事例から学ぶ！会議の参加人数は最小限で生産性アップ
アップル社の創業者であるスティーブ・ジョブズは、会議の参加人数が多くなると意見が交錯して議論が錯綜しやすくなってしまうと考えていたそうです。会議に必要なメンバーとは、“関係者”ではなく“当事者”だけ。本当に必要なメンバーのみで徹底的に議論を行うようにすることが大切になります。具体的には、その日の会議に本当に必要なメンバーを“マスト“、できれば参加してほしいメンバーを“ウォント”として分別しましょう。メンバーに招集された場合は、本当に自分がその会議に参加すべきかを資料などから判断し、招集者に返答します。
会議の効率化ルール②資料やアジェンダは事前に共有し、会議の生産性を上げる
資料やアジェンダは参加メンバーへ事前に共有しましょう。ただし、会議の直前に共有してしまうと参加メンバーの中に確認が遅れてしまうメンバーが出てくる可能性もあります。できれば会議の3日前くらいまでには共有しておくようにしましょう。
資料を事前に確認してもらえば課題が明確になり、会議中に資料を確認する時間も短縮することが可能です。
会議の効率化ルール③時間にはとにかく厳しくするのが生産性を高めるコツ
冗長な会議よりも、コンパクトで的確な会議の方が結論を手早くしっかりと導きだすことが可能になります。最初から会議時間自体を短く設定することで、会議そのものに集中しやすくなるでしょう。ポイントは、誰かタイムキーパーを置くのではなく、参加者全員が時間をすぐに確認できるようにするという点です。全員が時間を意識して集中して議論に参加することで、時間内に会議の目的を達成しようと努力することができます。予定より早く議題が片付いた場合は、躊躇なく会議を終わらせるようにしましょう。
また、議題が多く所要時間の長い会議は、途中で議題をブレイクダウンして小休止を挟みましょう。そうすることで参加者は一つひとつの議題により集中できます。
会議の効率化ルール④会議のゴールを明確にすることも大切
会議は色々な意見が引き出されることが重要なので、意見を封じ込めるような一方通行の会議は避けた方がいいでしょう。結論が出るまでのプロセスは紆余曲折あってよいのですが、ゴールを１つ明確に持ち合わせておくことは大切です。会議のゴールを参加者全員で共有しておくようにしましょう。さらに、ゴールと、そのゴールをクリアすることで得られる意義も共有しておきます。そもそも、ゴールの設定自体が間違っている場合もあるので、そのような認識のずれを正すことでさらに会議の質が向上し、実りのあるものになるのです。
ゴールを明確にしないまま会議をすすめてしまうと、何となくだけどしっかり話し合ったし、意見も出た気がするからいいか……と、自己満足で終わってしまうことになりかねません。たとえば、情報メディアに掲載する記事のアイディア出しの会議の場合なら、「記事のアイディアを15個出す」というように具体的な数でゴール設定をするようにしましょう。
会議の効率化ルール⑤議事録は会議と並行して取ると生産性アップ！
会議中だけでなく、事後の効率化も意識することが大切。議事録担当をあらかじめ設定し、会議と並行して議事録を作成していきましょう。会議の最後には、その記載内容を参加メンバーにその場で共有し、合意をとりましょう。
議事録は、なるべく議題となっているプロジェクトに詳しいメンバーが担当することが大切です。作成と確認の両方にかかる時間を大幅に短縮することができるので、より会議がミニマルになります。
最後に
会議を効率的にするには様々なコツがあります。これらをすぐにすべて実践するのは難しいと思いますが、できるところから始めていき、会議全体での生産性を向上させるようにしましょう。
まずは会議を行う意義とゴールを明確にすることが大切になります。目的達成までの最短距離を追求して、それを会議に参加するメンバー全員に共有することが重要です。今現在の会議に不安な点や不満があるなら、現在の会議のやり方をまず見直して、生産性の高い会議を社内に浸透させるようにしましょう。
毎日の会議がより有意義で新たなクリエイティビティに満ちたものになるといいですね。
