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あなたの職場に定例会議はありますか？定例会議について、「出なければいけないからとりあえず出る」という人、「定例会議は無駄だから出ない」という人…考え方は様々だと思います。最近では定例会議を行わない企業も増えてきているようです。あなたは今年、定例会議に何度出席しましたか？今回は、いつも当たり前にある定例会議の必要性について考えてみましょう。
そもそも定例会議とは？
定例会議を英語で言うと“Regular Meeting”となります。読んで字のごとく、定例会議は毎月、毎週もしくは毎日決まった時間にやる会議のことです。
職場の規模にもよりますが、基本的には一定の役職以上の人員もしくは全員参加という位置づけにしているところが一般的です。
定例会議に対する意見
職場で行われる多くの会議については、惰性でやっていて無駄なものがあるという声が多くの企業で上がっていて、定例会議についても「無駄な会議」と言われているものの一つのようです。その理由としては
- 報告を読み上げるだけでディスカッションがないので画期的ではない
- ただ存在しているだけで目的がない
- 参加者が多すぎる
- 会議室の確保だけでも難しい
- 定例会議のせいでその時間分の仕事が滞る
などが挙げられています。定例会議の存在が職場全体の流れを止めていることが今の日本にはまだまだあるようです。中には、「仕事のできない上司は判断すべき事項を何でもかんでも定例会議に持ち込む」という意見もあります。
一方で定例会議をうまく活用している職場もあります。その理由は
- ほかの部署の仕事を把握でき、職場の全体像をつかむことができる
- 一定の役職以上の人員が出席するので時間の無駄がない
- 定例会議の後に内容をシェアしてもらえるので一人一人が職場全体の進捗状況を把握できている
などが挙げられています。一定の役職についている人にとっては定例会議は全体像を掴む意味で必要ですが、その人達の部下にとっては定例会議は出ないもの、この思い切った線引きが仕事の効率化を生むのかもしれませんね。では、定例会議を効率化させるためにはどうしたらよいのでしょうか。そのポイントをいくつかご紹介します。
定例会議を効率化するポイント①議題を明確にする
職場の恒例行事として行われている定例会議ですが、必ず議題を明確にし、話し合うことがないときは思い切って中止にすることが大切です。それによって、場所を確保する手間も省けますし、定例会議がなくなったぶん仕事を進めることができます。また、情報共有のみの場合も、定例会議で発表するのではなく、メールを一斉送信して知らせるなどして、仕事の効率化を図りましょう。
定例会議を効率化するポイント②司会進行を設ける
定例会議だけでなく、すべての会議において言えることですが、司会進行（ファシリテーターとも言いますね）を設けることが大切です。
定例会議において、ただ集まって話し始めたのでは意見がまとまらず会議が長引き、それこそ無駄な定例会議になりかねません。
ですから、司会進行を設け、会議の流れをきちんと作っていくことが大切です。司会進行に求められる役割の一例をご紹介します。
・決められた時間内に議題についての結論が出るように会議を進める
定例会議を無駄だと思う理由の一つに、会議が無駄に長いということが挙げられます。
定例会議を有意義なものにする為に、厳守したいことのひとつです。
・全体の意見を要約する
定例会議だけでなく他の会議でも言えることですが、人が集まって話し合いをすると
どうしても話が議題から逸れてきます。それを防ぐことも定例会議を効率化するために司会進行の大切な役割です。
・適宜適切な休憩を設ける
会議をしているとどうしても意見がまとまらなかったり出てこなくなってしまったりすることがあります。そんなときは適宜適切な休憩時間を設けることも司会進行の腕の見せ所です。テーブルの上や会議室の一角にお菓子やコーヒーといったリフレッシュメントがあると場の雰囲気も和むのでいいですね。
・常に中立の立場でいる
司会進行とはいえ、発表された意見に対して良し悪しを感じることはあるでしょう。しかし、司会進行に必要なのは常に中立の立場で皆の意見を聞き、私的見解を入れずに決をとることです。このような役割を求められると大きな負担に感じてしまう方もいると思いますが、会議の進行を司会進行だけに任せるのではなく、一人一人が積極的に会議に参加して司会進行をサポートする意識を持つことが大切です。
定例会議を効率化するポイント③頻度や出席者を必要最小限にする
定例会議が無駄になってしまう原因の一つに、頻度や出席者が多すぎることがあげられます。なので、頻度や参加人数を最小限にすることで話がまとまりやすくなったり、会議に出ない人はその分仕事を勧められるので、定例会議の効率化だけでなく、職場全体の仕事の効率化が期待できます。このように思い切って「無駄な会議は出ない」ということを徹底する職場が近頃増えてきているようです。
最後に
いかがでしたでしょうか。定例会議に限らず、どんな会議でも自分に関係ないものだと邪魔な存在に感じてしまうものです。もし、あなたがそうだとしたら思い切って「定例会議に出ない」「内容はメールか口頭でシェアしてほしい」という旨を具申してみたらどうでしょうか。
女性の活躍の場がどんどん増えてきている今、定例会議に出るような役職に就く読者もどんどん増えてくると思います。積極的に参加し建設的な意見を述べることで定例会議の効率化を図り、仕事を活性化・円滑化させていけたらいいですね。
