一口に会議と言っても、その中身は様々です。一体、どのような会議の種類があって、どんな目的で開催されるのか、種類別の注意すべき点なども一緒に確認していきましょう。
会議はどれも同じではない
会議といえば、部長や課長、時にはそれ以上の役職の社員を筆頭に多くの人数が集まり、プレゼンをしたり、ただ話を聞くだけだったり、というイメージがある方も多いのではないでしょうか。実は会議と言っても、その中身は会議の目的によって大きく分けて3種類あるのです。
何を目的にした会議なのかを明確にすることで、会議の進行スピードはもちろん、その内容の充実さも目を見張るほど変化する場合があります。会議の種類を理解し、意義のある会議を開催しましょう。
会議の種類とその目的
会議の種類①意思決定のための会議
決定したい事項があり、会議内で最終的に結論を出すことを目的とした会議です。プロジェクトにおける代表者決定のための会議、企画のコンペ、経営会議、大きなものであれば株主総会も意思決定会議に含まれます。
参加者へスムーズに理解し、判断してもらう必要があるため、意思決定がされるまでのプロセスを明確にする必要があります。小さな規模であれば、メールやチャットなどで意思決定を済ませることもできますが、その場で意見を重ね、活発化させたいのであれば対面での会議を開催したほうが良いでしょう。
今までなかなか会議の時間内に決定させることが出来なかった、というような場合には、普段開催している場所と別で、貸し会議室を利用してみるのも良いかもしれません。気持ちが切り替わると同時に、参加者にも「今回で決める」という意識が芽生えやすくなる可能性があります。
会議の種類②情報共有のための会議
情報を共有・伝達したり、業務の進捗を確認したりすることを目的とした会議です。報告会や連絡会などはプロジェクト成功に向けて行われていることも多いですね。その他、売上の確認などを定例で行うような営業会議もこちらに含まれます。中には研修のように、知識などを伝える会議もあるでしょう。
参加者に理解してもらい情報を共有することが目的ですから、わかりやすい資料を用意する、会議の流れや時間配分を明確化することが重要です。
また、情報共有の会議は、参加者がただ聴講するだけの会議になりやすいため、マンネリ化や参加者の意識の低下が問題になることもあります。よって、会議内で最低でも理解してもらう必要がある事項を明らかにすることはもちろんですが、それでも解決がされない場合は、通常とは座る場所や配置を変える、会議室を変える、など工夫を凝らす必要があるでしょう。
会議の種類③発散（アイデア出し）のための会議
新しい企画を考えたり、問題が発生した時の解決方法を探ったりなど、たくさんのアイデアや意見を出し合うことを目的とした会議です。他人が出したアイデアからヒントを得てさらに他のアイデアが生まれる、という効果も期待が出来るため、会議の種類としてはとても有意義なものと支持されることが多いのがこの会議です。
しかし、充実した会議にするためにはいくつか気をつけなければならないことがあります。
まず1つ目は「他人のアイデアを決して否定しない」ということです。自分の出したアイデアに対し、否定的な意見が出てしまうと、思考がストップしてしまい、その後何も思い浮かばなくなってしまうことがあります。思考の幅が狭くなってしまうのです。
この会議の目的はアイデアを発散させることなのですから、「それはどうなのだろう」と思うようなアイデアが出ても否定をしない、というのが絶対の約束になります。どんなアイデアを出してもいい、という空気と、他人が出したアイデアを褒め合う雰囲気があれば、より柔軟な考えで画期的なアイデアが生まれやすくなるでしょう。
会議の開始前には、この「他人のアイデアを決して否定しない」ということを明示し、参加者にそれを意識してもらいながら会議を行うようにしましょう。
2つ目は「時間配分に十分気を配る」ということです。たくさんのアイデアが出て会議が活発化することは良いのですが、収集がつかなくなったり、時間が足りなくなったりしてしまうことがよくあります。そこで会議のファシリテーターには、タイムキーパーの役目をしたり、もしくはタイムキーパーを指名したり、という必要が出てきます。
何時まで個々でアイデアを考え、何時から何時まではお互いに意見を出し合う、さらにその後、何時からは出たアイデアの分類を始める、というように、会議の進行について参加者とも共有しておくことが大切です。時間を意識することで、程よい緊張感やメリハリが生まれることも、会議が充実するポイントの一つですね。
発散する会議では、アイデアがたくさん出て活発化すると、その楽しさから声が大きくなったり賑やかになったりしてしまうこともあります。逆に、息を潜めて行わなければいけない状況では、なかなか斬新なアイデアも出にくいかもしれません。そんな時には社外で貸し会議室を利用するのも一つの手だと言えるでしょう。
目的に合わせて会議を開催しよう
ビジネスは人と人との関わりである以上、会議は欠かせないものと言えそうですね。目的を明確化し、よりスムーズで効果的な会議を開催していきましょう。