社会人になると、会議の多さに悩んでいる方も少なくなるでしょう。業務が立て込んでいるときでも、会議への参加を強制され、その会議が時間の無駄だと感じるようなものだったら、業務に対するやる気まで失ってしまいますよね。無駄な会議は、社員のやる気も下げてしまい、結果的に会社にとってもマイナスになってしまいます。それでは、無駄な会議をなくし、生産性を向上させるためには、どのようなポイントを押さえておくべきなのでしょうか。
今回は、会議の無駄をなくして生産性を向上させるポイントを７つご紹介します。
無駄な会議をなくす方法①参加人数を絞る
参加人数が増えてしまうと、会議で発言できる参加者の割合が少なくなってしまいます。
会議中に発言もせず、他者の発言を傍観しているだけでは、その参加者は参加している意味がなくなってしまいます。発言できない会議に参加した場合「無駄な会議に参加してしまった」と感じる社員も少なくありません。会議は必要最低限の人数のみ参加させ、他の社員については後日議事録を共有するようにしましょう。
無駄な会議をなくす方法②情報共有のみの場合は会議を開かない
情報共有が主な目的な会議は、そもそも開く必要がありません。もちろん、その情報について必要な情報を付加説明したり、参加者に意見を募る必要があったりする場合は会議を開く必要もあるでしょう。しかし、基本的に情報共有のみの会議は、無駄な会議だと思われてしまいます。情報共有のみであれば、資料の配布だけで充分ではないでしょうか。
無駄な会議をなくす方法③ダラダラと長時間会議をしない
会議は、必ず時間厳守で行いましょう。1時間の予定の会議が、2時間に延長してしまっては、業務の予定が崩れてしまいます。会議は、参加者全員が時間を意識しながら行う必要があるのです。時計のある部屋で会議を行う等の工夫が必要でしょう。また、無駄な長話をしている参加者には、注意をすることも大切です。
無駄な会議をなくす方法④会議の目的を明確にする
定例会など、「毎週開いているから」という理由で開かれる会議や、「他の部署もやっているから」という理由で開かれている会議は、はっきり言って無駄な会議です。
その会議の目的を明確にしていなければ、参加者にとっては「参加する意味がない」会議となってしまいます。会議を開く場合には、事前にその目的について参加者に共有しておきましょう。
無駄な会議をなくす方法⑤発言しやすい雰囲気を作る
発言できない会議や、立場が上の人が一方的に意見を述べるような会議は、無駄な会議だといえます。アイデアや意見を出し合ってこそ、会議を開く意味があるのです。参加者の発言を促すためには、年次が浅い社員でも発言がしやすいような雰囲気づくりも大切です。風通しの良い雰囲気を作り、参加者全員が発言できるような会議にしましょうしましょう。
無駄な会議をなくす方法⑥あらかじめ資料を共有しておく
会議の冒頭で資料を配布し、全員がその資料を確認する時間を設けている会社も少なくないと思います。しかし、この資料の共有は、本当に集まって行う必要があるでしょうか。
基本的に会議資料は事前にメールなどで共有しておくことで、会議冒頭の時間を削減することができます。各々が業務の合間に資料を確認しておくことができるので、無駄が減るのではないでしょうか。
無駄な会議をなくす方法⑦会議室の環境を整える
有意義な会議にするためには、会議室の環境も大切です。例えば、室温が高すぎたり低すぎたりする、会議室の外から雑音が聞こえる等、会議に集中できないような会議室では、有意義な会議を開くことはできません。参加者が議論に集中できるような、環境の整った会議室を準備しておくことも重要なのです。
最後に
今回は、無駄な会議をなくして生産性を向上させるポイントを７つご紹介してきました。
会社にとって、会議は必要なものです。しかし、無駄な会議は必要どころか、会社にとってマイナスを生み出してしまうものになります。社員のやる気も、業務時間もなくなってしまうような無駄な会議は減らしていきましょう。また、会議を集中して行うためには、環境が整った会議室が必要です。自社のオフィスに環境が整った会議室がない場合や、他部署と共同で使用していて予約がなかなか取れない場合などは、会社から近い場所で貸会議室を借りることも検討してみましょう。必要な機材が揃っているのはもちろん、静かな環境で良いアイデアが生まれるような会議室が多数取り揃えられています。